Како написати ефикасну листу обавеза

Сећам се да сам испробала свој први распоред из сата у сат да бих ми помогла да обавим ствари када сам имала 10 година. То заправо није била моја ствар. Од тада сам повукао сатницу, али се и даље ослањам на дневну листу обавеза.

Пролазио сам кроз исте покрете сваке вечери на универзитету. Ручно сам написао своју листу обавеза за следећи дан, рангирану по приоритетима. Поред сваког задатка записивао сам колико сати сваки задатак треба да траје.

Ово је била и још увек је навика, а проналазак система који функционише представљао ми је борбу. Испробао сам разне методе, купио бројне књиге на ту тему и експериментисао: писање у боји, подсетници за пост-ит белешке у купатилу, апликације, мерачи времена - покушајте, пробао сам то. Зато сам кренуо у авантуру да смислим најефикаснији начин не само да напишем своју дневну листу обавеза већ и да обавим више ствари.

Кратка историја листе обавеза

Цхарлес Сцхваб је био челични тајкун и човек опседнут производњом и економском ефикасношћу. Био је један од првих Американаца који је у својим фабрикама увео процес рада који штеди време, назван Таилорисм. Почетком 1900-их Сцхваб је послао допис у којем је изјавио да ће лепо наградити појединца који може побољшати продуктивност својих запослених.
Иви Лее, отац односа с јавношћу, састао се са Сцхвабом и предложио му следеће:

Сваки запослени треба да запише шест задатака сваки дан, рангира их од највишег до најнижег приоритета и одмах крене у рад на првом задатку. Требало би да наставе да се крећу низ своје листе, а да се сви недовршени задаци једноставно пребаце на листу следећег дана. После 90 дана прављења списка и праћења, Сцхваб је приметио да се продуктивност драматично побољшала.

Листа обавеза постала је свакодневна потреба у савременом животу, али није баш алат који вас чини продуктивнијим.

У неком тренутку сте вероватно направили списак обавеза са 10 или више задатака које треба да завршите у кратком временском периоду. Како се бавите послом, неизмјерност задатака оставља вас у парализи, с тешким осјећајем обавезе и мучним осјећајем у позадини ума. Психолози то мучно осећање називају Зеигарниковим ефектом, старим феноменом на пољу психологије. Наш ум ће остати фиксиран на недовршени задатак, због чега ће патити наше ментално и физичко здравље.По завршетку ослобађамо се терета овог задатка.

Психолошка навала испуњавања свих наших задатака је стање које наш ум воли. Па зашто уопште правимо те џиновске листе?

Др Тим Пицхил је стручњак у области истраживања одлагања. Тврди да осећате непосредан осећај постигнућа једноставно записујући све задатке које бисте желели да извршите, а да не довршите ниједан од њих. Ваш мозак ће симулирати успех који бисте желели да осећате.

Записивање многих неспецифичних задатака на списак обавеза делује као савршен проки за такве фантазије. Омогућава вам да маштате о успешном обављању тешких задатака и даје вам дозволу да се ментално препустите овој мисли. То је тренутно задовољство, али заправо нисте ништа постигли.

Започињање дана са неприоритетном листом обавеза такође може угрозити вашу способност доношења продуктивних одлука како дан пролази. Исцрпљеност ега односи се на количину „поена“ за доношење одлука које имамо. Како трошимо своје поене, наша способност доношења паметних одлука постаје ослабљена.

Преко 100 експеримената потврђује да ће вам вежбањем више самоконтроле на почетку дана мотивација и пажња опадати како дан пролази. Због тога људи имају тенденцију да варају дијету након стресних и исцрпљујућих дана. Ако свако јутро проводите у одлуци шта ћете јести за доручак или бирате шта бисте требали обући, трошите ограничене ресурсе самоконтроле на неважне задатке. То је један од разлога зашто је легендарни извршни директор Аппле-а Стеве Јобс био познат по томе што је свакодневно носио исту одећу.

Писање ефикасне листе „обавеза“

Писање неодређених задатака од једне речи на вашу листу обавеза спречава вас да брже обавите задатак. Морате да размислите о својим задацима у конкретном смислу. Иако вам записивање задатка помоћу неспецифичних термина за сада може уштедети време, то штети вашем напретку и дугорочно вам не штеди време.

Ево како пишете листу обавеза:

1. Све што вам заиста треба је краћа листа да бисте убрзали завршетак задатка. Запишите на своју дневну листу обавеза највише три задатка. Можда имате другу, текућу листу која прати задатке који долазе низ цевовод. Дајте им приоритет по важности. Запитајте се: „због ког задатка ћу се осећати најбоље оствареним?“ То је задатак бр. 1. Након што набројите три задатка, ставите све преливајуће задатке на посебан папир који можете лако спремити. Држите га даље од погледа.
2. Користите мале пост-ит белешке или обложене индексне картице. Мали папир ће вас физички спречити да напишете дугачку листу обавеза.
3. Давид Аллен, гуру листе обавеза, предлаже да свој задатак запишете као акцију. Ово ће вас спречити да користите неспецифичне изразе приликом прављења листе. На пример, уместо „пронађите покретаче“, покушајте „позовите маму и замолите је да предложи покретача.“ „Или„ започните и довршите истраживање за Тима “, покушајте„ Претражите чланак у часопису користећи изразе: КСИЗ “. Један од начина да то проверите је сваки пут када запишете нову обавезу, запитајте се: „Шта је корак бр. 1 да бисте обавили овај задатак?“ Корак бр. 1 постаје ваша нова обавеза.
4. Погледајте један по један задатак. Ако су три задатка дневно превише, можете повећати продуктивност тако што ћете прегледати листу по један задатак. Покушајте сада Урадите ово. Или ако сте олд-сцхоол, напишите један задатак по белешци Пост-ит, а затим их сложите тако да се претходни задаци сакрију.

Иви Лее то није имала сасвим у реду; шест задатака било је превише за један дан. Али очигледно је да је имао главу на правом месту - наставио је да се редовно трља и саветује за Рокфелере. Цхарлес Сцхваб је касније изградио Бетлехем Стеел у другу по величини независну компанију за производњу челика.