Ваша формула у 3 корака за приступ е-пошти без стреса

„Провери е-пошту само једном ујутру и једном поподне - ни више, ни мање.“

„Поставите одговор„ ван канцеларије “како бисте људима дали до знања да се фокусирате на посао, а не да проверавате е-пошту.“

Овакве савете за управљање е-поштом обично нуде стручњаци за посао и каријеру који упозоравају да је Инбок крајњи убица за продуктивност. И истина је: један од најприсутнијих алата модерног пословања постао је један од његових највећих недостатака. Да бисмо се фокусирали, свакодневно морамо да ограничимо време проведено у затвору путем е-поште.

Оно што стручњаци за продуктивност не деле је да моћ ометања е-поште одлази много дубље од пуког прекида нашег процеса рада. У ствари, ваше дигиталне навике се повезују са психолошким факторима који се дешавају изван ваше свести.

Шта вам каже навика ваше е-поште

Када искусите окидач - реците а динг упозорава вас на нову поруку у пријемном сандучету - можда ћете одмах реаговати на вашу реакцију трзаја колена. Окренете се телефону или лаптопу и почнете да тапкате.

Одговоривши, доживљавате малу навалу задовољства. ти осетити продуктивно, и не бисте имали ништа против да се тако чешће осећате. Али пре него што то схватите, наћи ћете се у циклусу провере и одговарања на упозорења е-поштом у свако доба: током породичног времена, на вечери са пријатељима, док шетате раскрсницом. Можда сте приметили да је то постао импулс који је тешко контролисати.

Ова врста одговора је облик „имплицитне спознаје“, несвесних образаца који утичу на наше понашање - и то је разлог зашто је тако тешко не да бисте проверили пријемно сандуче. То се дешава када с временом ваш мисаони процес нестане у позадини. Сада је чини се аутоматски, али у стварности се одвија сложена комуникација између вашег мозга, тела и нервног система.

Проверавањем и одговарањем на е-пошту, оно што започиње као одлука коју донесете свесно, убрзо се претвара у аутоматско постизање „освежења“ у вашем сандучету, чак и без размишљања. Када имплицитна спознаја почне, импулсно проверавамо е-пошту, често када знамо да би требало да радимо на нечему важнијем.

Иако се у почетку може осећати добро одговорити на касне ноћне е-поруке, то брзо може однети данак на ваше везе, време и укупну срећу ако допустите да вам то постане навика. Тај брзи ударац уживања, иако дугорочно није користан, адут је здравог разума. Будући да задовољство одговором на е-пошту погрешно повезујемо са продуктивношћу, радимо то више док не утврдимо да је то уграђено у нашу свакодневну рутину.

Пажљив приступ слању е-поште: 3 питања

Можете поново да увежбате свој мозак да буде пажљивији и намернији на начин на који користите е-пошту, о чему више подучавам у програму РЕВИРЕ, програму дизајнираном да помогне људима да створе здравије навике и бољи однос са технологијом. Као и код других негативних образаца, започиње постављањем неколико кључних питања како бисте открили основне разлоге због којих сте тако често приморани да паднете у зечју рупу.

1. „Да ли је ово најбоље коришћење мог времена?“

На чему сте радили непосредно пре него што сте постали жртва вашег поштанског сандучета? Е-пошта је одличан дистрактер, зато користите ово питање да бисте се пријавили и видели да ли импулс за проверу ваших порука скреће пажњу са вашег током продуктивне серије.

Много е-адреса може брзо да се прочита, на њих се одговори једноставним „да“ или „не“ или се поднесу за касније. Добро правило: ако се акција може завршити у року од 5 минута, обавите то одмах. Уштедите дуже периоде непрекидног времена за обављање смисленог посла са великим утицајем.

2. „Зашто се осећам као да морам одмах да проверим е-пошту?“

Када приметите да се везујете за вашу е-пошту, пређите на пажљивији и свеснији приступ пре него што наставите. Шта се још догађа док се крећете да освежите пријемно сандуче? Да ли се осећате усамљено, досадно или се бојите да вас не процене као лење ако не одговорите брзо? Једном када сте открили корен импулса, потражите здравији начин да задовољите емоционалну или физичку потребу коју сте идентификовали.

У њеној књизи Боље него раније, стручњакиња за срећу Гретцхен Рубин, предлаже стварање менија „посластица“ - малих ужитака или уживања који служе као продуктивна места за стрес. Рубин истиче да здраве посластице најчешће не укључују седење испред екрана, већ су то акције, људи или ствари које вас оживљавају. Неколико примера би било играње са псом током 20 минута, куповина лепог биљног чаја, одлазак на час јоге, терапеутско шарање у бојанке за одрасле или организовање радног стола (јер ако сте згодна наказа попут мене, заправо сматрају да то опушта).

3. „Који циљ покушавам да постигнем?“

Постоји разлог зашто многи најуспешнији људи на свету избегавају да прво проверавају е-пошту ујутру. То је зато што као Брендон Бурцхард, стручњак за лични развој и аутор Оптужба каже, „Инбок није ништа друго него прикладан систем за организовање програма других људи.“ Ако нисте пажљиви, можете се изгубити у заузетом послу, једноставно реагујући на захтеве других људи, а да не створите време за остварење својих најважнијих пројеката и приоритета.

Да бисте се клонили ове замке, поставите одређену намеру или разлог за отварање пријемног сандучета (тј. „Пошаљите документе шефу на преглед за састанак у 13:00“, „Пронађите и одштампајте информације о лету“). Дефинисање шта желите да постигнете пре него што ако зароните у е-пошту држи вас фокусираним. Прекида циклус имплицитне спознаје који би вас обично водио ка томе да останете заглибљени у пристиглој пошти. Уместо тога, ви и даље контролишете своје понашање, што вам омогућава да уђете и изађете из пријемног сандучета и пређете на ставке од већег значаја.

Још једна добра стратегија за задржавање навика у е-пошти је окретање једначине и размишљање о томе шта пропуштате када то проверите. Као људе, мотивисани смо више губицима него добицима, тако да знајући важне задатке које жртвујете остајући заглибљени у е-пошти може вам помоћи да пређете у акцију и поново одредите приоритете за рад на стварима које су заиста битне. Ако сте попут већине нас, имате проблема са пролажењем свих ставки на листи обавеза у једном дану, али узимајући у обзир које имају приоритет, нето губитак је мањи.

Већина нас није свесна у којој мери жртвујемо пажњу свом поштанском сандучету. Осећамо се усредсређено, али ипак не схватамо како наше безумне, аутоматске навике аутоматске провере е-поште доприносе умору и сагоревању. Постављање ових питања може вам помоћи да утврдите да ли вас навике е-поште воде до успеха или коче вашу продуктивност. Наоружани овим информацијама, имате моћ да игноришете дингс и пинг и вратите контролу над Примљеним.

ПС: Ако сте спремни да вратите контролу над својим временом, промените дигиталне навике и живите уравнотеженији живот, мој курс РЕВИРЕ је за вас. Пријавите се овде да бисте сазнали више!