6 корака за боље управљање временом: Интервју са Русселл Бисхоп-ом

Данас имам задовољство да интервјуишем Русселла Бисхоп-а, тренутно старијег главног уредника Хуффингтон Поста и оснивача Бисхоп & Бисхоп-а, консултантске и тренерске компаније. Русселл је аутор бројних чланака о моћи избора и свести и има две књиге у развоју. Стручњак за личну и организациону трансформацију, Русселл је тренирао лидерске тимове, предузетнике и извршне директоре у 34 земље широм света. Предавао је за извршне МБА програме на УЦЛА, Универзитет у Тексасу и Универзитету у Вашингтону. Русселл је магистрирао из образовне психологије на Универзитету у Калифорнији и тренутно има пребивалиште у Санта Барбари у Калифорнији.

Драго ми је што мој супруг Ериц није чуо наш разговор, јер Ериц већ месецима прати мене да би разврстао е-пошту и избрисао оне које ми не требају. У једном тренутку Русселл ме је питао колико порука имам у поштанском сандучету. Нисам успео да пронађем број. Коначно, тек сам почео да збрајам све е-маилове са својих пет рачуна и рекао сам му да та цифра износи око 70.000.

Гласно се насмејао.

"Шта?" Рекао сам, „Да ли је то пуно?“

У сваком случају, пријеко ми треба мало управљања временом и организационог подучавања и увек сам уживао у Русселл-овим објавама на Тхе Хуффингтон Пост. Дакле, ево поделимо неке од његових организационих савета са вама!

Тхересе: У свом посту „Да ли је мултитаскинг добар за вас?“ објашњавате разлику између мултитаскинга и мулти-гоалинга. Први доводи до полузадатака, што се не препоручује. Како да избегнемо полузадатак?

Расел: Мислим да је прва ствар коју морамо да урадимо је да се усредсредимо на сврху и вредност онога што радимо. Већина људи је ометена оним што је испред њих. Они добију е-маил, па га прочитају. Затим посегну за нечим и пронађу белешку коју су заборавили да наставе, и тако даље. Они виде ствар која је тачно испред њих. И то раде, без пуно размишљања.

Тереза: Значи, кажете да морамо да применимо систем четвороуглог управљања временом који Степхен Цовеи представља у својој књизи „Седам навика изузетно успешних људи“ о разликовању хитног од важног?

Расел: Управо тако. То је класична формула - хитно насупрот важном - која помаже особи да нечему посвети одговарајућу пажњу - да би проценила његову вредност - тако да нехитне ствари не постану хитне. Јер главна замерка коју чујем од својих клијената је да се они непрестано боре с пожарима. Кажем им, „Не будите корпоративни пироманти“.

Тереза: Звучи добро, али како се то ради?

Русселл: Делујући мало више као ватрогасци. Могу ли ти момци приуштити пукотину у гуми или механички проблем са камионом? Не. Животи зависе од њиховог појављивања без проблема. Зато предузимају све мере предострожности да би били спремни. Одржавају камион. Пролазе кроз одговарајућу обуку.

Тереза: Ја сам с вама, али како се то претвара у боље управљање временом?

Расел: Мислим да, како не бисте гасили пожаре у свом личном и професионалном животу, морате 1. Направити план, 2. Укључити се и 3. Извршити то. Сваком задатку додељујете вредност и одлучујете како да га извршите, тако да оно што је остало не сагорева и не изазове огроман проблем.

Тхересе: У реду, па кад добијете е-маил или неко затражи да нешто предузмете, како спроводите овај план ватрогасне службе?

Расел: Имам низ од шест питања која себи постављам како бих обрадио информације.

1. Шта је ово? Да ли је ово информација? Морам ли нешто учинити?
2. Која радња је потребна? Колико ће ово трајати? Ако је мање од два минута, могу ли то учинити сада?
3. (Ако је потребно више времена од два минута) Која се вредност приказује ако то урадим? Какав је утицај?
4. Да ли је вредно радити? Какве су последице ако то учиним или ако то не учиним?
5. Да ли је ово моја одговорност или је ово због некога другог? Ко је одговоран за управљање овим?
6. Да ли има временски рок? Да ли то треба обавити одређеног датума? А ако то није моја одговорност, да ли треба да наставим даље?

Тереза: Шта бисте рекли да је највећа грешка коју чинимо у управљању својим временом?

Русселл: Мислим да увек морамо бити сигурни да је оно што радимо повезано са значајним циљем и на тај начин сваком задатку додељујемо лични интегритет.